Mange virksomheder er ikke opmærksomme på de skærpede krav til backup og opbevaring af regnskabsdata i den nye bogføringslov. Vær særligt opmærksomme på den del.
Udfordring
Hvis I anvender et ERP-system, som ikke fremgår af Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, er det jeres ansvar at sikre overholdelse af backup-kravene i bogføringsloven.
Virksomheder med et bogføringssystem, som ikke fremgår af Erhvervsstyrelsens liste – f.eks. on-prem eller specialudviklede ERP-systemer, skal ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning leve op til følgende krav:
- Fuld sikkerhedskopi mindst én gang ugentligt
- Opbevaring hos en uafhængig tredjepart i EU/EØS
- Backup skal kunne udleveres i et læsbart format
- Backup skal gemmes i minimum 5 år fra udløbet af det regnskabsår, data vedrører
Manglende overholdelse kan medføre bøder og anmærkninger i årsrapporten.
Anbefaling
I skal kontrollere om jeres ERP-system er på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer i første omgang. Er jeres system på listen, så lever løsningen ifølge Erhvervsstyrelsen op til de gældende lovkrav.
Er jeres system ikke på listen, så skal I kontrollere, at jeres nuværende backup-setup lever op til kravene. Hvis I i dag har en løsning med f.eks. kun 30 dages retention, som er sædvanlig praksis i mange backupløsninger, så er det ikke tilstrækkeligt i forhold til lovkravene.
Kilde: ITM 8 Trusted Advisor